Onze diensten
Begeleiding keuze contractvorm
Bij publieke bouwprojecten (scholen, gemeentehuizen, sportinfrastructuur,...) wordt in de regel eerst een ontwerper aangesteld die aansluitend het vergunnings- en uitvoeringsdossier opmaakt. Vervolgens wordt dan de goedkoopste aannemer gezocht om dit project te realiseren. Zowel op vlak van het bewaken als het aansturen van budget, timing en kwaliteit is deze werkwijze vaak problematisch. Formules waarbij de opdrachtgever de ontwerper en aannemer samen selecteert in functie van zijn budget en doelstellingen leveren betere resultaten op. Zowel de vroege betrokkenheid van de aannemer, de resultaatsverbintenis als de werking binnen een bouwteam zorgen voor een betere samenwerking en bijgevolg een sterke reductie van het aantal conflicten.
Design & Build (& Maintain)
Deze geïntegreerde contractvorm heeft naast de gewaarborgde kwaliteit ook op vlak van doorlooptijd een positieve invloed op het project. De gezamenlijke aanstelling van architect en aannemer zorgt ontegensprekelijk voor tijdswinst. Bovendien zijn ontwerp en uitvoering vooraf op elkaar afgestemd. Zo kan de omgevingsvergunning reeds kort na de gunning van de opdracht worden ingediend en kunnen de werken na het bekomen van de vergunning onmiddellijk worden opgestart.
Ook budgettair zijn er voordelen omdat het ontwerp in de aanbestedingsfase wordt doorgerekend en de aannemer zich engageert om het project uit te voeren tegen de opgegeven prijs. Deze manier van bouwen biedt dus een garantie om te werken binnen een vast budget. In deze werkwijze wordt het programma dus afgestemd op het beschikbare budget. Om concurrentie tussen de kandidaten aan te moedigen wordt er vaak gewerkt met een basislijst van eisen die zeker voorzien moeten worden, aangevuld door een aantal "nice to have" items die naar keuze en mogelijkheden mogen worden toegevoegd.
In de DBM variant wordt naast het ontwerp en de bouw ook het onderhoud aan de opdracht toegevoegd. Het kan gaan om het onderhoud van het bouwwerk alsook de technieken gedurende een vastgelegde tijdsduur. Op die manier wordt het onderhoud uitgevoerd door de partij die de installaties geplaatst heeft en zijn de kosten hiervoor reeds vooraf bekend. De voorwaarden, prijzen en duur worden mee opgenomen in de DBM overeenkomst.
PPS gebiedsontwikkeling
Dergelijke projecten bestaan naast het publieke vastgoed (school, gemeentehuis, sportinfrastructuur, gemeenschapscentrum,...) ook deels uit privaat programma. Dit laatste kan naast een extra budget voor de bouw van het publieke project ook zorgen voor een maatschappelijke impuls. Voorbeelden zijn een kinderdagverblijf, retail, horeca of parkeervoorzieningen die het publieke project kunnen versterken. Ook kunnen private woningen leiden tot een kwalitatieve stadsvernieuwing, of kan de overheid voorwaarden opleggen rond doelpubliek en prijsvorming.
De
organisatie van een PPS gebiedsontwikkeling kan op heel wat manieren maar
gebeurt steeds binnen de wetgeving op de overheidsopdrachten. Een belangrijk
onderscheid is wel dat naast de architect en aannemer binnen dezelfde procedure
ook een projectontwikkelaar wordt gezocht.
Verkoop onder voorwaarden (zonder publiek programma)
In bepaalde gevallen kan een beoogd (maatschappelijk) doel ook zelfstandig uitgevoerd worden door een private partner, zonder dat de publieke opdrachtgever zelf afnemer wordt van het publieke vastgoed. Belangrijk is dan wel dat de contouren van het project op voorhand duidelijk en ondubbelzinnig worden vastgelegd om een wenselijk resultaat te garanderen. Naast de prijs voor het terrein wordt aan de potentiële private partner ook gevraagd het programma en andere modaliteiten op tafel te leggen. Met de gekozen kandidaat wordt dan een overeenkomst gesloten die voldoende garanties biedt voor beide partijen om te komen tot een kwalitatief project. Deze manier van werken valt niet onder de wetgeving overheidsopdrachten en is bijgevolg vrij flexibel.
Haalbaarheidsstudies
Voorafgaand aan elk project is het aangewezen om eerst de haalbaarheid af te toetsen om zo te vermijden dat onnodige kosten worden gemaakt. De resultaten van het onderzoek zijn ook bruikbaar in de volgende fase en bepalen de grote lijnen van het vervolgtraject.
Projectdefinitie
Bij
de aanvang van het project is het belangrijk dat de contouren worden
vastgelegd. De ambitie, de concrete noden, de wensen en
alle opportuniteiten worden in kaart gebracht. Dit wordt ruimtelijk en financieel vertaald en vormt zo de basis van het project.
Ruimtelijke haalbaarheid
Is
het mogelijk en/of aangewezen om het gewenste programma op de gekozen locatie
uit te voeren? Zijn er geschiktere sites of extra opportuniteiten op een
andere plaats? Wat zijn de minimale en maximale parameters van het
project? Is er na de uitwerking van het gewenste project nog restruimte waar eventueel plaats is voor een privaat programma?
Marktverkenning
Om de slaagkansen van het project op voorhand zo goed mogelijk in te schatten wordt gezocht naar mogelijke geïnteresseerde partijen en worden de belangrijkste spelers op de markt in kaart gebracht. Er wordt gepeild naar hun verwachtingen, voorwaarden en interesse. Gelijkaardige projecten in de buurt worden vergeleken met het project.
Risicoanalyse
Het welslagen van elk project is gelinkt aan zijn omgeving en aan allerhande externe factoren. Om te vermijden dat de opdrachtgever achteraf geconfronteerd wordt met onverwachte en hoge kosten of lange vertragingen wordt in deze fase van het project een risicoanalyse gemaakt. Alle relevante factoren worden opgespoord en geanalyseerd.
Financiële haalbaarheid
Op basis van de reeds uitgevoerde stappen worden één of meerdere uitvoeringswijzen van het project uitgewerkt. Deze scenario's worden ingebracht in een financieel model en geven een eerste inschatting van de mogelijk kosten en opbrengsten van het project.
Subsidieaanvraag
Sommige
bouwprojecten komen in aanmerking voor subsidies. Belangrijk is echter
wel een zorgvuldig opgesteld en volledig subsidiedossier. Hierbij wordt
gedacht aan AGION, stadsvernieuwing,... In deze fase worden de mogelijke subsidies onderzocht en mee opgenomen in de businesscase.
Voorbereiding van het project
Na het onderzoeken van de
haalbaarheid kan worden overgegaan tot de effectieve uitvoering. Daarbij is een goede voorbereiding van cruciaal belang en bespaart dit veel tijd tijdens de uitvoering van het
project. Ook wordt zo de kans op bijkomende kosten tijdens de uitvoering beperkt.
Definitieve projectdefinitie
De
projectdefinitie uit de vorige fase wordt bijgesteld en aangepast in functie van de feedback en opmerkingen van de opdrachtgever. Alle stakeholders worden
nog een laatste maal geconsulteerd en het project krijgt vorm. Latere
wijzigingen resulteren vaak in hoge bijkomende kosten en vertragingen en
zijn dus te vermijden.
Voorbereidende technische onderzoeken
Om het project op te markt te brengen en de kostprijs juist in te schatten zijn een aantal voorbereidende onderzoeken nodig. Hierbij wordt gedacht aan opmetingen, sonderingsonderzoeken,.. Ook is het belangrijk om aspecten zoals nutsleidingen en tijdelijke huisvesting voorafgaand in kaart te brengen. Ingeval van hoge complexiteit kan worden overwogen om deze uit het DB-project te halen of om hiervoor te werken met een stelpost.
Outputspecificaties
De
projectdefinitie wordt geconcretiseerd en omgezet naar een programma
van eisen. Er wordt een opdeling gemaakt in noodzakelijke elementen,
minder belangrijke elementen en leuke extra's. Deze manier van werken
garandeert een goede basis van het project en geeft mogelijke
uitvoerders wat marge om zich te onderscheiden van concurrenten alsook om
het budget onder controle te houden.
Afhankelijk van het project
kunnen deze outputspecificaties van vrij algemeen tot heel concreet
gaan. In het laatste geval kan er bijvoorbeeld gewerkt worden met een
relationele databank die alle eisen van het project bevat en zeer
precies elk aspect beschrijft, alsook de relaties met de andere ruimtes.
Zelf maken wij hiervoor doorgaans gebruik van het softwarepakket Relatics.
Aanbestedingsstrategie
Na
het beoordelen van alle elementen die eigen zijn aan het project wordt
onderzocht op welke manier het project het best op de markt gebracht
wordt. Welke procedure is het meest geschikt en wordt de opdracht best
opgesplitst of net gebundeld? Wordt gewerkt met een maximaal budget? Wat zijn de gunningscriteria en hoe worden de verschillende voorstellen vergeleken?
Aanbesteding
Na het vastleggen van de aanbestedingsprocedure en strategie is het belangrijk dat de administratieve en juridische aspecten van het project met de nodige zorg en expertise worden uitgewerkt. Een procedurefout of onvolledig dossier kan leiden tot vertragingen, onvergelijkbare projectvoorstellen of juridische procedures.
Bestek
In het bestek wordt alle
relevante informatie gebundeld en gestructureerd. Het bestek moet voldoende robuust
doch ook flexibel zijn om de procedure in goede banen te leiden. Afhankelijk van
de gekozen procedure kunnen bepaalde minimale eisen gesteld worden
om het aantal kandidaten of projectvoorstellen te beperken. Bovendien wordt vaak gewerkt met een getrapte procedure.
Onderhandeling
Na het bezorgen van het bestek aan de weerhouden kandidaten is het belangrijk om binnen de wettelijke bepalingen in de procedure een dialoog met deze kandidaten op te zetten. Op die manier heeft de opdrachtgever de garantie dat de uiteindelijke voorstellen maximaal zullen aanleunen bij zijn verwachtingen. Na het weerhouden van een voorkeursvoorstel wordt met deze kandidaat verder onderhandeld om het voorleggende voorstel verder uit te klaren en bij te sturen waar nodig.
Gunning
Afhankelijk van de gekozen procedure wordt al dan niet na onderhandelingen een contract gesloten met de voorkeursinschrijver. Dit vormt samen met de wettelijke bepalingen, de bepalingen van het bestek en het projectvoorstel de contractuele basis voor de uitvoering van het project.
Uitvoering
Wij leggen de focus op een goede en uitgebreide voorbereiding gecombineerd met een goede contractvorm en een goed uitgewerkt bestek. Dit is de beste garantie om eventuele problemen tijdens de uitvoering te vermijden.
Bewaking uitgangspunten
Tijdens
de voorgaande fase werden duidelijke afspraken gemaakt over de inhoud
van het project en werd een structuur opgezet waarin de relevante
stakeholders bij het project worden betrokken. Op regelmatige
basis wordt in deze stuurgroep verslag uitgebracht, worden oplossingen voor mogelijke obstakels aangereikt en worden de vorderingen getoetst aan
de initiële afspraken. Dit overleg en de controle zijn zowel tijdens de
opmaak van de omgevingsvergunning, het uitvoeringsdossier als de
effectieve uitvoering van de bouwwerken aangewezen.
Wijzigingen
Wijzigingen tijdens de uitvoering van een project leiden vaak tot hogere kosten en vertragingen. Helaas kunnen veranderende inzichten of bijzondere omstandigheden niet altijd vermeden worden. De werkwijze van Blue Strategy is steeds om deze wijzigingen zo goed mogelijk af te stemmen op de stand van het project en om op deze manier de impact ervan zoveel als mogelijk te minimaliseren. Tijdens de uitwerking van het project worden eventuele extra kosten in balans gebracht met de mogelijke besparingen.
Samenwerking
Een extra partner in het verhaal leidt onvermijdelijk tot een hogere complexiteit. De basis van een goede samenwerking vereist dat het samenvoegen van middelen en doelstellingen voor alle partijen voldoende voordelen oplevert.
Gedeeld opdrachtgeverschap
Omwille van optimalisatie en een verbetering van de dienstverlening beslissen steeds meer overheden of administratieve dienstverleners om samen te werken. Vaak biedt het samenvoegen van budgetten ook een aantal schaalvoordelen of besparingen die anders niet gerealiseerd zouden kunnen worden. Zo kan je vaak met hetzelfde eigen budget meer realiseren of omgekeerd hetzelfde realiseren voor minder geld.
Samenwerkingsovereenkomst
Voorwaarde voor een goede samenwerking is dat er op
voorhand en doorheen alle fasen van het bouwproces goede afspraken worden gemaakt. Blue Strategy heeft door de jaren heen al heel wat ervaring opgebouwd met
het voeren van onderhandelingen tussen partijen alsook in het uitwerken van een
contractuele basis voor allerlei vormen van samenwerking.
Beheersovereenkomst
Een laatste stap in het proces is het opmaken van een beheersovereenkomst. Hierin wordt zowel de praktische kant betreffende het beheer en de exploitatie geregeld, alsook wordt de overlegstructuur na de ingebruikname tussen de partners vastgelegd.
Multidisciplinaire teams
Blue Strategy werkt in functie van de complexiteit van een concrete opdracht zelf ook geregeld samen met een aantal externe experten. Doorheen de jaren werd met zowel stedenbouwkundigen, architecten, juristen, organisatiedeskundigen, business analisten, duurzaamheids- en participatie-experts samengewerkt.